Eine Hausverwaltung für eine kleine WEG arbeitet besonders effizient, wenn sie von einem engagierten Verwaltungsbeirat unterstützt wird. Zwar ist ein Beirat gesetzlich nicht vorgeschrieben, doch gerade in kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften kann er die Verbindung zwischen Eigentümern und Hausverwaltung stärken, Unterlagen prüfen und die Verwaltung bei ihrer Arbeit begleiten.
Die entscheidende Frage lautet deshalb weniger: Braucht eine kleine Wohnungseigentümergemeinschaft einen Verwaltungsbeirat? Sondern vielmehr: Warum sollte sie auf diese Unterstützung verzichten?
Ist ein Verwaltungsbeirat in einer kleinen WEG Pflicht?
Nein. Das Wohnungseigentumsgesetz verpflichtet eine WEG nicht dazu, einen Verwaltungsbeirat zu bestellen. Nach § 29 Abs. 1 WEG können Wohnungseigentümer durch Beschluss zu Mitgliedern des Verwaltungsbeirats bestellt werden.
Die Eigentümergemeinschaft entscheidet also selbst, ob sie einen Beirat einsetzt.
Das gilt für eine WEG mit fünf Wohnungen genauso wie für eine Gemeinschaft mit fünfzig oder mehr Einheiten. Die Größe der Gemeinschaft entscheidet nicht darüber, ob ein Verwaltungsbeirat sinnvoll ist.
Welche Aufgaben hat der Verwaltungsbeirat?
Der Verwaltungsbeirat ist mehr als ein Ansprechpartner für die Hausverwaltung. Seine Aufgaben sind im Wohnungseigentumsgesetz ausdrücklich verankert.
Nach § 29 Abs. 2 WEG unterstützt und überwacht der Verwaltungsbeirat den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.
Besonders konkret wird das Gesetz bei zwei zentralen Unterlagen der WEG: Der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung sollen vor der jeweiligen Beschlussfassung durch die Eigentümer vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit seiner Stellungnahme versehen werden.
Damit übernimmt der Beirat eine wichtige Funktion zwischen Verwaltung und Eigentümergemeinschaft.
Für eine kleine WEG ist das nicht weniger relevant als für eine große. Auch bei sechs oder zehn Wohnungen werden Wirtschaftspläne erstellt, Jahresabrechnungen beschlossen, Instandhaltungsmaßnahmen geplant und Entscheidungen vorbereitet.
Warum ist ein Verwaltungsbeirat gerade für kleine WEGs sinnvoll?
In kleinen Eigentümergemeinschaften gibt es häufig kurze Abstimmungswege. Das ist ein Vorteil – solange klar ist, wer welche Aufgabe übernimmt.
Ein Verwaltungsbeirat schafft hier eine feste Struktur. Die Verwaltung hat einen definierten Ansprechpartner auf Seiten der Gemeinschaft. Unterlagen können vor einer Beschlussfassung geprüft und Fragen frühzeitig geklärt werden. Gleichzeitig erhält die Eigentümergemeinschaft eine zusätzliche Kontroll- und Unterstützungsinstanz.
Gerade bei einer kleinen WEG muss daraus kein umfangreiches Gremium entstehen. Im Gegenteil: Der Beirat sollte zur Größe und Struktur der Gemeinschaft passen.
Wie viele Mitglieder sollte der Verwaltungsbeirat einer kleinen WEG haben?
Bis zur Reform des Wohnungseigentumsrechts sah das Gesetz grundsätzlich einen Verwaltungsbeirat aus drei Wohnungseigentümern vor. Diese Vorgabe gibt es heute nicht mehr.
Die Gemeinschaft kann die Größe ihres Verwaltungsbeirats selbst bestimmen.
Für eine kleine WEG kann deshalb bereits ein Beiratsmitglied eine sinnvolle Lösung sein. Entscheidend ist nicht die Zahl der Mitglieder, sondern ob die Aufgaben zuverlässig wahrgenommen werden können.
Besteht der Verwaltungsbeirat aus mehreren Mitgliedern, schreibt § 29 Abs. 1 WEG allerdings vor, dass ein Vorsitzender und ein Stellvertreter bestimmt werden.
Damit lässt sich die Struktur des Beirats heute wesentlich besser an die tatsächlichen Verhältnisse einer kleinen Eigentümergemeinschaft anpassen.
Braucht ein kleiner Verwaltungsbeirat eine Geschäftsordnung?
Besteht der Verwaltungsbeirat aus mindestens zwei Personen, stellt sich zusätzlich die Frage, wie die Zusammenarbeit organisiert wird.
Eine Geschäftsordnung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sie kann aber sinnvoll sein, damit nicht bei jeder Prüfung oder Abstimmung neu geklärt werden muss, wer was übernimmt.
Geregelt werden können beispielsweise:
- Aufgabenverteilung innerhalb des Beirats
- Abstimmung und Entscheidungsfindung
- Zuständigkeit für die Kommunikation mit der Verwaltung
- Prüfung von Unterlagen und Rechnungen
- Dokumentation von Abstimmungen und Ergebnissen
- Vertretung bei Abwesenheit
Wie umfangreich solche Regelungen sein müssen, hängt von der Größe und Arbeitsweise des Beirats ab. Für eine kleine WEG sollte auch die Organisation des Verwaltungsbeirats pragmatisch bleiben.
Wie haftet ein Verwaltungsbeirat?
Auch die Haftung ist für Eigentümer relevant, die überlegen, ein Beiratsamt zu übernehmen.
- 29 Abs. 3 WEG begrenzt die Haftung von unentgeltlich tätigen Mitgliedern des Verwaltungsbeirats: Sie haben nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten.
Gerade in kleinen WEGs kann diese gesetzliche Haftungsbegrenzung die Bereitschaft erleichtern, Verantwortung im Verwaltungsbeirat zu übernehmen.
Fazit: Auch für kleine WEGs ist ein Verwaltungsbeirat sinnvoll
Auch eine kleine WEG kann von einem Verwaltungsbeirat deutlich profitieren. Seine Bedeutung hängt nicht von der Anzahl der Wohnungen ab: Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter und prüft insbesondere den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung.
Dabei muss der Beirat einer kleinen Eigentümergemeinschaft nicht groß sein. Auch ein einzelnes Mitglied kann diese Funktion übernehmen. Sind mehrere Eigentümer im Verwaltungsbeirat tätig, sorgen klare Zuständigkeiten und einfache Regeln für eine effiziente Zusammenarbeit.
Gerade für eine kleine WEG kann der Verwaltungsbeirat eine wichtige Schnittstelle zwischen Eigentümergemeinschaft und Verwalter sein: Er bündelt Informationen, unterstützt die Zusammenarbeit und trägt damit zu einer transparenten und effizienten Hausverwaltung bei.
Kiverimo hat seine Prozesse gezielt auf die Anforderungen kleiner Wohnungseigentümergemeinschaften mit bis zu 12 Wohneinheiten ausgerichtet. Dazu gehört auch eine klar strukturierte Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Eigentümern und Verwaltungsbeirat.
