Was macht ein WEG-Verwalter? Aufgaben einer Hausverwaltung und Umsetzung für kleine WEGs
Wer eine Eigentumswohnung besitzt, begegnet dem WEG-Verwalter spätestens bei der Jahresabrechnung oder der Eigentümerversammlung. Tatsächlich umfasst die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft jedoch wesentlich mehr. Der Verwalter kümmert sich um die kaufmännischen und organisatorischen Belange der Gemeinschaft, setzt Beschlüsse um und koordiniert zahlreiche Aufgaben rund um das Gemeinschaftseigentum.
Dabei gilt grundsätzlich: Auch eine kleine WEG benötigt im Kern dieselben Verwaltungsleistungen wie eine große Eigentümergemeinschaft. Buchhaltung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Zahlungsverkehr, Eigentümerversammlungen oder die Organisation notwendiger Instandhaltungsmaßnahmen entfallen nicht deshalb, weil ein Gebäude nur wenige Wohnungen hat.
Welche Aufgaben übernimmt eine WEG-Verwaltung?
Die Aufgaben einer Hausverwaltung lassen sich im Wesentlichen in drei Bereiche gliedern: die kaufmännische Verwaltung, die Organisation der Willensbildung und Beschlussfassung der Eigentümer sowie die Betreuung des Gemeinschaftseigentums.
- Kaufmännische Verwaltung der WEG
Eine wesentliche Aufgabe des WEG-Verwalters ist die Verwaltung der Finanzen der Eigentümergemeinschaft. Dazu gehören insbesondere:
- laufende Buchhaltung und Zahlungsverkehr
- Erfassung und Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben
- Überwachung der Hausgeldzahlungen und Mahnwesen
- Erstellung des Wirtschaftsplans
- Erstellung der Jahresabrechnung
- Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen
- Verwaltung der Bankkonten und finanziellen Mittel der WEG
Eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist dabei die Grundlage für viele weitere Verwaltungsaufgaben. Nur wenn Einnahmen, Ausgaben und Zahlungen korrekt erfasst werden, können Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan zuverlässig erstellt werden.
Gerade bei kleinen WEGs wird häufig unterschätzt, dass ein erheblicher Teil dieser Arbeit unabhängig von der Zahl der Wohnungen entsteht. Die Rechnung des Energieversorgers, des Hausmeisters oder der Gebäudeversicherung muss beispielsweise auch bei einer WEG mit vier Wohnungen bearbeitet und bezahlt werden.
- Eigentümerversammlung und Beschlüsse
Die wesentlichen Entscheidungen über die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums treffen die Wohnungseigentümer. Der Verwalter bereitet diese Entscheidungen vor und sorgt dafür, dass gefasste Beschlüsse anschließend umgesetzt werden.
Zu den typischen Aufgaben gehören:
- Vorbereitung der Tagesordnung
- Formulierung von Beschlussvorlagen
- Einberufung der Eigentümerversammlung
- Vorbereitung und gegebenenfalls Leitung der Versammlung
- Erstellung beziehungsweise Organisation der Niederschrift
- Führung der Beschlusssammlung
- Umsetzung der gefassten Beschlüsse
Gerade die professionelle Moderation einer Eigentümerversammlung wird häufig unterschätzt. Unterschiedliche Interessen müssen zusammengeführt, Diskussionen strukturiert und Entscheidungen herbeigeführt werden. Bei strittigen Themen kommt es darauf an, die Versammlung sachlich zu führen, alle Beteiligten angemessen einzubeziehen und zugleich dafür zu sorgen, dass sie arbeits- und entscheidungsfähig bleibt.
Das gilt auch für eine kleine WEG. Gerade weil sich die Eigentümer häufig persönlich kennen und einzelne Konflikte die Zusammenarbeit über Jahre prägen können, ist eine professionell geleitete Eigentümerversammlung ein wichtiger Bestandteil guter WEG-Verwaltung.
- Instandhaltung und Organisation des Gemeinschaftseigentums
Zur Hausverwaltung gehört außerdem die Organisation zahlreicher Aufgaben rund um das Gebäude und das Gemeinschaftseigentum.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Koordination von Hausmeister- und Wartungsunternehmen
- Organisation notwendiger Reparaturen
- Einholung und Prüfung von Angeboten
- Begleitung von Instandhaltungsmaßnahmen
- Bearbeitung von Versicherungsschäden
- Planung zukünftiger Instandhaltungsmaßnahmen
- Koordination von Fachunternehmen, Ingenieuren oder Architekten
Dabei muss der WEG-Verwalter nicht jede Tätigkeit selbst ausführen. Seine Aufgabe besteht häufig darin, einen Vorgang zu organisieren, Informationen zusammenzuführen, Entscheidungen der Eigentümer vorzubereiten und anschließend deren Umsetzung zu koordinieren.
Muss ein WEG-Verwalter regelmäßig vor Ort sein?
Viele Eigentümer verbinden Hausverwaltung noch immer mit einem Verwalter, der regelmäßig persönlich in der Wohnanlage erscheint. Für zahlreiche Verwaltungsaufgaben ist eine dauerhafte örtliche Präsenz heute jedoch nicht erforderlich.
Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Rechnungsprüfung, Kommunikation mit Eigentümern und Dienstleistern, Vorbereitung von Beschlüssen und viele organisatorische Tätigkeiten können digital durchgeführt werden.
Anders sieht es bei Tätigkeiten aus, die tatsächlich am Gebäude stattfinden müssen. Ein Handwerker benötigt Zugang zum Haus, ein Schaden muss fotografiert oder eine technische Anlage durch einen Fachbetrieb überprüft werden.
Entscheidend ist deshalb weniger, wer räumlich in der Nähe sitzt, sondern wie die Aufgaben zwischen Verwalter, Eigentümern, Hausmeister und externen Dienstleistern organisiert sind.
Was ist bei einer kleinen WEG anders?
Eine kleine WEG hat nicht automatisch weniger Verwaltungsaufwand. Viele Tätigkeiten fallen pro Gebäude oder Eigentümergemeinschaft an und nicht pro Wohnung.
Gleichzeitig kennen sich die Eigentümer kleiner Gemeinschaften häufig gut mit ihrem Gebäude aus und können einzelne Aufgaben vor Ort unkompliziert übernehmen. Genau daraus können neue Formen der Zusammenarbeit zwischen Eigentümergemeinschaft und Hausverwaltung entstehen.
Statt sämtliche denkbaren Leistungen in einem einheitlichen Verwaltungspaket zusammenzufassen, kann es für eine kleine WEG sinnvoll sein, genau festzulegen:
Welche Aufgaben benötigen professionelle Verwaltungskompetenz – und welche Tätigkeiten können die Eigentümer vor Ort selbst übernehmen?
So kann beispielsweise die Hausverwaltung einen Instandhaltungsvorgang organisatorisch steuern, während ein Eigentümer dem Handwerker die Tür öffnet oder Fotos des betroffenen Gebäudeteils übermittelt.
Welche Aufgaben übernimmt Kiverimo für kleine WEGs?
Kiverimo hat die Leistungen der Hausverwaltung deshalb modular aufgebaut. Kleine Wohnungseigentümergemeinschaften können den Umfang ihrer Verwaltung an ihrem tatsächlichen Bedarf ausrichten.
Modul 1 – Kaufmännische Verwaltung
Kiverimo übernimmt unter anderem Buchhaltung und Zahlungsverkehr, die Überwachung der Hausgeldzahlungen, Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan, die digitale Beleg- und Rechnungsprüfung sowie die Pflege des Kunden- und Serviceportals.
Modul 2 – Eigentümerversammlung
Das Modul umfasst die Vorbereitung von Tagesordnung und Beschlussvorlagen, die Einberufung und Durchführung der Online-Eigentümerversammlung, die Niederschrift (Protokoll) sowie die Führung der Beschlusssammlung.
Modul 3 – Instandhaltung und Organisation
Hierzu gehören insbesondere die Steuerung von Dienstleistern, die organisatorische Begleitung von Instandhaltungsmaßnahmen und Versicherungsschäden sowie eine vorausschauende Instandhaltungsplanung. Tätigkeiten, die zwingend am Gebäude stattfinden müssen, übernehmen Eigentümer, Hausmeister oder beauftragte Fachunternehmen.
Digitale Hausverwaltung bedeutet nicht Selbstverwaltung
Eine wichtige Unterscheidung: Wenn Eigentümer einzelne Aufgaben vor Ort übernehmen, wird aus einer professionell verwalteten WEG keine Selbstverwaltung.
Der Verwalter übernimmt die vereinbarten Verwaltungsaufgaben und trägt dafür die entsprechende Verantwortung. Die Eigentümer unterstützen dort, wo ihre Anwesenheit vor Ort sinnvoll oder erforderlich ist.
Gerade für eine kleine WEG kann diese Aufgabenverteilung eine Alternative zur klassischen Hausverwaltung mit umfangreichen Vor-Ort-Strukturen sein.
Fazit: Was macht ein WEG-Verwalter für kleine WEGs?
Ein Hausverwalter übernimmt weit mehr als Buchhaltung und Jahresabrechnung. Eine professionelle Hausverwaltung organisiert die wirtschaftlichen und organisatorischen Angelegenheiten der Eigentümergemeinschaft, bereitet Entscheidungen vor, setzt Beschlüsse um und koordiniert Maßnahmen rund um das Gemeinschaftseigentum.
Für eine kleine WEG stellt sich dabei nicht nur die Frage, welche Aufgaben ein Verwalter grundsätzlich übernehmen kann. Ebenso wichtig ist, welche Leistungen die Eigentümergemeinschaft tatsächlich benötigt und wie die Zusammenarbeit wirtschaftlich sinnvoll organisiert werden kann.
Ein modularer Verwaltungsansatz kann dabei ermöglichen, professionelle WEG-Verwaltung gezielt dort einzusetzen, wo sie benötigt wird – und Aufgaben vor Ort dort zu belassen, wo die Eigentümer sie unkompliziert selbst übernehmen können.
