Eigentümerversammlung - professionell moderiert für gute Entscheidungen, auch für kleine WEGs
Die Verwaltung kleiner Wohnungseigentümergemeinschaften folgt anderen Anforderungen als die großer Anlagen. Entscheidungen werden oft im kleinen Kreis getroffen, gleichzeitig haben Beschlüsse unmittelbare Auswirkungen auf alle Eigentümer. Umso wichtiger sind ein klar strukturierter Ablauf, Rechtssicherheit und eine professionelle Vorbereitung. Kiverimo arbeitet deshalb mit standardisierten Prozessen und einem modularen Leistungskonzept, bei dem die Eigentümergemeinschaft genau die Leistungen beauftragt, die sie benötigt. Kiverimo ist spezialisiert auf die Verwaltung kleiner WEGs.
Modul 2 umfasst alle Aufgaben rund um die Eigentümerversammlung. Dazu gehören die Erstellung der Tagesordnung und der Beschlussvorlagen, die Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung, die Erstellung der Niederschrift sowie das Führen der gesetzlich vorgeschriebenen Beschlusssammlung.
Modul 2: Eigentümerversammlung
Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Entscheidungsorgan jeder kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Hier werden die wesentlichen Beschlüsse für die Verwaltung und den Werterhalt der Immobilie gefasst.
Kiverimo setzt grundsätzlich auf Online-Eigentümerversammlungen. Dadurch können Versammlungen regelmäßig während der üblichen Geschäftszeiten und auch in den Ferien stattfinden. Lange Wartezeiten auf Abendtermine oder die Zeit nach den Sommerferien entfallen. Kiverimo übernimmt die vollständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Eigentümerversammlung und sorgt für einen strukturierten und rechtssicheren Ablauf.
Leistungen
Vorbereitung der Tagesordnung und der Beschlussvorlagen
Einberufung und Durchführung der Online-Eigentümerversammlung
Erstellung der Niederschrift (Protokoll)
Führung der Beschlusssammlung
Was passiert, wenn nicht alle Eigentümer einer Online-Eigentümerversammlung zustimmen?
Kiverimo setzt grundsätzlich auf Online-Eigentümerversammlungen, da sie insbesondere für kleine Wohnungseigentümergemeinschaften eine effiziente und flexible Form der Beschlussfassung ermöglichen.
Ist eine ausschließlich virtuelle Eigentümerversammlung rechtlich noch nicht möglich, findet mindestens einmal jährlich eine Präsenzversammlung statt. Dieses Verfahren dient in der Regel als Übergangslösung, bis die Wohnungseigentümergemeinschaft die erforderlichen Beschlüsse für die Durchführung von Online-Eigentümerversammlungen gefasst hat.
Auch in diesem Fall übernimmt Kiverimo die vollständige Vorbereitung der Eigentümerversammlung. Wir erstellen die Tagesordnung und die Beschlussvorlagen, berufen die Versammlung ein und führen anschließend die Beschlusssammlung. Die Eigentümergemeinschaft bestimmt eine Versammlungsleiterin oder einen Versammlungsleiter aus ihrem Kreis, die oder der die Versammlung leitet und die Niederschrift erstellt.
So bleibt der organisatorische Aufwand für die Eigentümer gering, während die kleine WEG die Vorteile einer weitgehend digitalen Verwaltung nutzen kann.
Kann ich eine Online-Eigentümerversammlung vorab ausprobieren?
Ja. Auf Wunsch bieten wir Ihrer kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft gegen eine geringe Aufwandspauschale eine virtuelle Testversammlung vor der ersten Online-Eigentümerversammlung an.
Dabei können alle Eigentümerinnen und Eigentümer die Technik in Ruhe kennenlernen, Fragen stellen und sich mit dem Ablauf einer Online-Eigentümerversammlung vertraut machen. So startet die erste reguläre Eigentümerversammlung für alle Beteiligten sicher und ohne technischen Stress.
Mein Name ist Angela Hartmann und ich würde mich über Ihre Anfrage freuen!
Instandhaltung und Organisation - für den Werterhalt Ihrer Immobilie, natürlich auch für kleine WEGs
Die Verwaltung kleiner Wohnungseigentümergemeinschaften endet nicht bei Buchhaltung und Eigentümerversammlungen. Gerade in kleinen WEGs gibt es häufig keinen Hausverwalter vor Ort, keinen technischen Mitarbeiter und keine eigene Organisation für die laufende Betreuung der Immobilie. Umso wichtiger ist, dass technische und organisatorische Aufgaben klar geregelt sind. Kiverimo arbeitet deshalb mit modular aufgebauten, weitgehend standardisierten Verwaltungsleistungen, die sich flexibel an den Bedarf der Gemeinschaft anpassen lassen.
Modul 3 bündelt alle Leistungen rund um die technische und organisatorische Betreuung des Gemeinschaftseigentums. Dazu gehören unter anderem die Koordination von Dienstleistern, die Begleitung von Instandhaltungsmaßnahmen und Versicherungsschäden sowie die Unterstützung einer vorausschauenden Instandhaltungsplanung. Ziel ist es, den Wert der Immobilie langfristig zu erhalten und notwendige Maßnahmen strukturiert zu begleiten.
Modul 3: Instandhaltung und Organisation
Dieses Modul umfasst alle Leistungen rund um das Gemeinschaftseigentum Ihrer kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft. Im Mittelpunkt stehen die laufende Bewirtschaftung der Wohnanlage, die Steuerung von Dienstleistern, die Begleitung von Instandhaltungsmaßnahmen sowie eine vorausschauende Instandhaltungsplanung.
Kiverimo übernimmt die organisatorische Koordination und unterstützt die Eigentümergemeinschaft bei allen Maßnahmen zum Werterhalt der Immobilie. Die Umsetzung vor Ort erfolgt – entsprechend dem Verwaltungskonzept für kleine WEGs – durch die Eigentümergemeinschaft, den Hausmeisterservice sowie die jeweils beauftragten Fachunternehmen. Kiverimo ist spezialisiert auf kleine WEGs, bei uns sind Sie Wunschkunde.
Leistungen
Steuerung von Dienstleistern, insbesondere Hausmeisterservice und Wartungsunternehmen
Bereitstellung einer objektspezifischen Checkliste für die jährliche Objektbegehung
Organisatorische Begleitung von Instandhaltungsmaßnahmen
Bearbeitung und Koordination von Versicherungsschäden
Instandhaltungsplanung für die nächsten fünf Jahre
Wer führt Objektbegehungen durch?
Die jährliche Objektbegehung wird von den Eigentümern der kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft durchgeführt. Hierfür stellt Kiverimo eine auf die jeweilige Wohnanlage abgestimmte Checkliste zur Verfügung.
Die Eigentümer begehen mindestens einmal jährlich die gemeinschaftlichen Bereiche und Außenanlagen, dokumentieren ihre Feststellungen und ergänzen diese bei Bedarf durch Fotos.
Kiverimo wertet das Begehungsprotokoll aus, bespricht die Ergebnisse mit dem Verwaltungsbeirat und stellt das Protokoll anschließend allen Eigentümerinnen und Eigentümern über die Kunden- und Serviceplattform zur Verfügung. Auf diese Weise können notwendige Instandhaltungsmaßnahmen frühzeitig erkannt und geplant werden.
Wer überprüft die Leistungen des Hausmeisters?
Die Eigentümer der kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft prüfen im Rahmen der jährlichen Objektbegehung gemeinsam mit dem Hausmeister den Zustand des Gemeinschaftseigentums. Dabei geht es nicht um Kontrolle im Sinne eines Misstrauens, sondern um einen gemeinsamen Austausch über erledigte Arbeiten, festgestellte Mängel und anstehende Maßnahmen.
Die von Kiverimo bereitgestellte objektspezifische Checkliste unterstützt dabei, alle relevanten Bereiche der Wohnanlage strukturiert zu erfassen und nachvollziehbar zu dokumentieren.
Wer holt Angebote für Instandhaltungsmaßnahmen ein?
In vielen kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften kennen die Eigentümer zuverlässige Handwerksbetriebe vor Ort. Diesen Vorteil nutzen wir bewusst: Die Eigentümer können Angebote selbst einholen, den Unternehmen bei Bedarf die Wohnanlage zeigen und die Unterlagen anschließend über das Kunden- und Serviceportal allen Miteigentümern zur Verfügung stellen.
Auf Wunsch übernimmt Kiverimo auch die Einholung von Angeboten. Da der Aufwand je nach Maßnahme und Anzahl der anzufragenden Unternehmen sehr unterschiedlich sein kann, rechnen wir diese Leistung als Sonderleistung nach Zeitaufwand ab.
Wer betreut große Sanierungen vor Ort?
Größere Sanierungsmaßnahmen werden in der Regel von einem beauftragten Ingenieur- oder Architekturbüro geplant und vor Ort begleitet. Dazu gehören insbesondere Baubesprechungen, Baustellenbegehungen sowie die Koordination und Überwachung der Ausführung.
Kiverimo übernimmt die organisatorische Begleitung auf Seiten der kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft, unterstützt die Kommunikation mit den Beteiligten und begleitet die erforderlichen Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft.
Wie werden neu gebaute Wohnanlagen während der Gewährleistungszeit betreut?
Für neu errichtete Wohnungseigentümergemeinschaften gelten häufig besondere Anforderungen. Gerade bei der Abnahme des Gemeinschaftseigentums, der Dokumentation und Verfolgung von Gewährleistungsmängeln sowie der Abstimmung mit Bauträgern und Fachplanern ist eine regelmäßige technische Begleitung vor Ort oft von Vorteil.
Da Kiverimo auf die Verwaltung kleiner Bestands-WEGs spezialisiert ist und keine Vor-Ort-Betreuung anbietet, empfehlen wir Eigentümergemeinschaften in dieser Phase eine klassische Hausverwaltung mit entsprechender örtlicher Präsenz.
Sobald die Gewährleistungsphase abgeschlossen ist, kann das Verwaltungskonzept von Kiverimo eine interessante Alternative sein.
Mein Name ist Angela Hartmann und ich würde mich über Ihre Anfrage freuen!
Kommunikation und Unterlagen - Die Erreichbarkeit der Hausverwaltung für kleine WEGs
Eine klare Kommunikation und jederzeit verfügbare Unterlagen sind wichtige Voraussetzungen für eine gut funktionierende Verwaltung – gerade in kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften. Kiverimo setzt deshalb konsequent auf digitale und transparente Abläufe, kombiniert mit persönlichem Austausch. Eigentümer kommunizieren über feste Ansprechpartner und klar definierte Kommunikationswege. Gleichzeitig stehen wichtige Dokumente der Wohnungseigentümergemeinschaft jederzeit über die Kunden- und Serviceplattform zur Verfügung. So bleiben Informationen nachvollziehbar, Abstimmungen effizient und alle Eigentümer verfügen über den gleichen Informationsstand. Auch hier zeigt sich: Kiverimo ist Spezialist für kleine WEGs.
Kommunikation mit meiner Hausverwaltung
Eine klare und verlässliche Kommunikation ist die Grundlage einer erfolgreichen Verwaltung – gerade in kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften. Kiverimo setzt deshalb auf feste und transparente Kommunikationswege. So werden Anfragen strukturiert bearbeitet, Informationen sind jederzeit nachvollziehbar und alle Beteiligten wissen, wie und wann sie ihr Anliegen am besten platzieren.
Die Kommunikation mit den Eigentümern und Eigentümerinnen der kleinen WEG erfolgt über drei Kanäle:
Kunden- und Serviceplattform – für den Zugriff auf wichtige Unterlagen und Informationen rund um die Uhr
E-Mail – für die schriftliche Kommunikation
Telefon oder Videocall nach vorheriger Terminvereinbarung – wenn ein persönliches Gespräch sinnvoll oder erforderlich ist
Kiverimo arbeitet vollständig digital und ohne festen Bürostandort. Vor-Ort-Termine sowie Besprechungen in Büroräumen gehören daher nicht zu unserem Verwaltungskonzept. Auch unser Team arbeitet vollständig remote.
Digitale Prozesse ersetzen bei Kiverimo nicht den persönlichen Kontakt – sie schaffen Raum dafür. Standardisierte Abläufe werden digital erledigt. Wo persönlicher Austausch, Beratung oder Entscheidungen erforderlich sind, sprechen Sie mit den Menschen von Kiverimo.
Gibt es persönliche Gespräche bei Kiverimo?
Viele Anliegen lassen sich schnell und unkompliziert per E-Mail klären. Wenn ein persönliches Gespräch sinnvoll ist, stehen wir Ihnen selbstverständlich auch telefonisch oder per Videocall zur Verfügung – jeweils nach vorheriger Terminvereinbarung.
Gerade bei komplexeren Themen bietet ein Videocall Vorteile: Wir können uns nicht nur hören, sondern auch sehen. Mimik und Gestik erleichtern die Kommunikation nd helfen dabei, Sachverhalte gemeinsam schneller zu klären. Für die Teilnahme erhalten Sie von uns einfach einen Microsoft-Teams-Link per E-Mail.
Kiverimo ist konsequent als digitale Hausverwaltung organisiert. Deshalb gibt es keinen klassischen Verwaltungsstandort mit Publikumsverkehr, keine Besprechungsräume und keine Vor-Ort-Termine. Unser gesamtes Team arbeitet remote und kommuniziert mit Ihnen über das Kundenportal, per E-Mail sowie – nach Terminvereinbarung – telefonisch oder per Videocall.
So können wir unsere Abläufe schlank organisieren und uns auf das konzentrieren, worauf es ankommt: eine zuverlässige, strukturierte und effiziente Verwaltung Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft.
Wie erreiche ich Kiverimo telefonisch?
Telefonate finden bei Kiverimo grundsätzlich nach vorheriger Terminvereinbarung statt. So stellen wir sicher, dass sich die für Ihr Anliegen zuständige Mitarbeiterin oder der zuständige Mitarbeiter ausreichend Zeit nehmen und sich auf das Gespräch vorbereiten kann.
Zum vereinbarten Termin werden Sie von Ihrer Ansprechpartnerin oder Ihrem Ansprechpartner zurückgerufen. Das vermeidet Wartezeiten, unnötige Weiterleitungen und sorgt für eine strukturierte Bearbeitung Ihres Anliegens.
"Butter bei die Fische": Wann sprechen wir mit Menschen und was erledigt Kiverimo digital?
Diese Frage wird uns häufig gestellt – und sie ist berechtigt.
Digitalisierung bedeutet für Kiverimo nicht, Menschen zu ersetzen. Sie sorgt dafür, dass standardisierte Verwaltungsaufgaben schneller, transparenter und effizienter erledigt werden. Dort, wo Beratung, Entscheidungen oder Abstimmungen gefragt sind, sprechen Sie mit den Menschen von Kiverimo.
Einige Beispiele:
Unterlagen anfordern (z. B. Energieausweis, Hausordnung, Teilungserklärung, Jahresabrechnung oder Wirtschaftsplan): Diese stehen Ihnen jederzeit über die Kunden- und Serviceplattform zur Verfügung.
Tagesordnungspunkt anmelden: Sie senden uns Ihr Anliegen per E-Mail. Falls Rückfragen bestehen oder Abstimmungsbedarf besteht, besprechen wir diese persönlich – telefonisch oder per Videocall.
Beleg- und Rechnungsprüfung: Die Unterlagen werden digital bereitgestellt. Offene Fragen stimmen wir mit dem Verwaltungsbeirat per E-Mail oder Videocall ab.
Objektbegehung: Die Eigentümer dokumentieren den Zustand der Wohnanlage anhand der Kiverimo-Checkliste. Das Begehungsprotokoll besprechen wir anschließend gemeinsam in einem Videocall.
Unser Grundsatz lautet: Alles, was sich sinnvoll standardisieren lässt, erledigen wir digital. Alles, was Erfahrung, Fachwissen oder persönliche Abstimmung erfordert, erledigen die Menschen bei Kiverimo.
Digitale Unterlagen und Daten
Eine professionelle Verwaltung kleiner Wohnungseigentümergemeinschaften setzt aktuelle Daten und eine vollständig digitale Dokumentenverwaltung voraus. Nur wenn alle Unterlagen digital vorliegen, können Prozesse effizient, transparent und ohne Medienbrüche bearbeitet werden. Gleichzeitig stehen wichtige Informationen allen Eigentümerinnen und Eigentümern jederzeit über die Kunden- und Serviceplattform zur Verfügung.
Voraussetzungen für die Zusammenarbeit mit Kiverimo:
Sämtliche Verwaltungsunterlagen werden ausschließlich in digitaler Form geführt. Eine parallele Papierakte wird nicht geführt.
Verwaltungsunterlagen werden den Eigentümerinnen und Eigentümern digital über die Kunden- und Serviceplattform zur Verfügung gestellt.
Was passiert, wenn die Vorverwaltung Unterlagen in Papierform übergibt?
Werden Verwaltungsunterlagen von der Vorverwaltung ausschließlich in Papierform übergeben, werden diese auf Kosten der Wohnungseigentümergemeinschaft von einem spezialisierten Dienstleister digitalisiert und anschließend datenschutzkonform vernichtet.
Kiverimo verwaltet kleine WEGs konsequent auf Basis digitaler Unterlagen. So stehen alle Dokumente den Eigentümerinnen und Eigentümern jederzeit über die Kunden- und Serviceplattform zur Verfügung.
Was finde ich auf der Kunden- und Serviceplattform?
Im Kunden- und Serviceportal finden Sie wichtige Unterlagen Ihrer kleinen WEG. Dazu gehören beispielsweise objektbezogene Dokumente wie die Teilungserklärung oder der Energieausweis.
Darüber hinaus stehen Ihnen Ihre persönlichen Unterlagen, insbesondere die Jahresabrechnung und der Wirtschaftsplan, jederzeit digital zur Verfügung.
Wie bekomme ich den Zugang zur Kunden- und Serviceplattform?
Zum Beginn der Verwaltung Ihrer kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft erhalten Sie von Kiverimo Ihre persönlichen Zugangsdaten für die Kunden- und Serviceplattform (Eigentümerportal).
Nach der Anmeldung stehen Ihnen die für Sie freigegebenen Unterlagen und Informationen Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft jederzeit digital zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie die Plattform für die Zusammenarbeit mit Kiverimo nutzen.
Weitere Informationen zur Anmeldung und den einzelnen Funktionen erhalten Sie mit Ihren Zugangsdaten zu Beginn der Verwaltung.
Mein Name ist Angela Hartmann und ich würde mich über Ihre Anfrage freuen!
Verwaltung kleiner WEGs mit Kiverimo - mehr Informationen zur Zusammenarbeit
Häufige Fragen kleiner Wohnungseigentümergemeinschaften, die einen Hausverwalter suchen
Wie läuft die Angebotserstellung für kleine WEGs ab?
Unverbindliches Erstgespräch per Telefon oder Video-Call zum gegenseitigen Kennenlernen und zur Klärung erster Fragen
Strukturierter Fragebogen zu Ihrer Immobilie, den Besonderheiten Ihrer kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) und dem konkreten Verwaltungsaufwand
Individuelles Angebot auf Basis des tatsächlichen Verwaltungsbedarfs – statt einer pauschalen Kalkulation allein nach der Anzahl der Wohneinheiten
Eine kleine WEG benötigt eine Hausverwaltung, die zu ihrer tatsächlichen Situation passt – deshalb sollte der Verwalter den individuellen Bedarf der Eigentümergemeinschaft kennen, bevor er ein passendes Angebot erstellt.
Erhalten alle kleinen WEGs ein Angebot?
In den meisten Fällen ja.
Mit unserem strukturierten Fragebogen lernen wir Ihre kleine Wohnungseigentümergemeinschaft und deren Anforderungen kennen. Passt Ihre WEG zu unserem auf kleine Gemeinschaften spezialisierten Verwaltungskonzept und teilt sie unsere Philosophie einer partnerschaftlichen, respektvollen und lösungsorientierten Zusammenarbeit, erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Sollte eine Zusammenarbeit im Einzelfall nicht sinnvoll sein, teilen wir Ihnen dies frühzeitig und transparent mit – bevor auf beiden Seiten unnötiger Aufwand entsteht.
In welchen Städten übernimmt Kiverimo die Verwaltung kleiner WEGs?
Kiverimo übernimmt Verwaltungen von kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften in ganz Deutschland. Ob Ihre WEG in Hamburg, Berlin, München, Köln, Frankfurt, Stuttgart, Düsseldorf, Leipzig, Dresden, Hannover, Bremen, Nürnberg, Dortmund, Essen, Bonn, Freiburg, Augsburg, Karlsruhe, Kiel, Lübeck, Potsdam oder einer kleineren Stadt liegt – unsere Leistungen sind so konzipiert, dass Sie standortunabhängig und bequem digital darauf zugreifen können. Der Sitz Ihrer kleinen WEG spielt für die Zusammenarbeit mit Kiverimo keine Rolle.
Damit erhält Ihre kleine WEG unabhängig vom Standort Zugang zu einer spezialisierten Hausverwaltung und einem erfahrenen Verwalter – ohne dass die Eigentümergemeinschaft bei der Wahl ihrer Verwaltung auf regionale Anbieter beschränkt ist.
Was kostet die Verwaltung einer kleinen WEG durch Kiverimo?
Das Honorar richtet sich nach dem tatsächlichen Leistungsumfang Ihrer kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft. Dank unseres modularen Leistungskonzepts beauftragen Sie nur die Leistungen, die Ihre WEG benötigt.
Bei der Kalkulation berücksichtigen wir nicht nur die Anzahl der Einheiten, sondern auch den tatsächlichen Verwaltungsaufwand, die vorhandenen Strukturen und objektspezifischen Besonderheiten. Auf Grundlage unseres strukturierten Fragebogens erstellen wir ein individuelles und transparentes Angebot.
Kiverimo steht für eine professionelle Verwaltung mit klar definierten Leistungen, effizienten Prozessen und einer nachvollziehbaren Kalkulation, basierend auf einem angemessenen Stundensatz. Unser Ziel ist eine dauerhaft hochwertige Verwaltung und ein faires, transparentes Preis-Leistungs-Verhältnis.
Das Angebot von Kiverimo für kleine WEGs ist modular aufgebaut. Kann ich Module später dazu beauftragen?
Ja. Das modulare Leistungskonzept von Kiverimo gibt kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften die Möglichkeit, den Leistungsumfang jederzeit an ihre Bedürfnisse anzupassen.
So kann eine kleine Wohnungseigentümergemeinschaft zunächst nur Modul 1 – Kaufmännische Verwaltung und Kundenportal beauftragen und sich später entscheiden, zusätzlich Modul 2 – Eigentümerversammlung oder Modul 3 – Instandhaltung und Organisation zu nutzen.
Zusätzlich beauftragte Module haben eine Mindestlaufzeit von einem Jahr. So bleibt Ihre kleine WEG flexibel und bezahlt nur die Leistungen, die sie tatsächlich benötigt.
Gibt es für die einzelnen Module eine Übernahmepauschale?
Ja. Für einzelne Module fallen einmalige Übernahmepauschalen an. Sie decken den zusätzlichen Aufwand ab, der ausschließlich zu Beginn der Zusammenarbeit entsteht und später nicht mehr anfällt.
Auch bei einer kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft müssen beispielsweise Stammdaten übernommen, Unterlagen geprüft, Prozesse eingerichtet und das Kundenportal eingerichtet werden. Dieser einmalige Einrichtungsaufwand ist weitgehend unabhängig von der Größe der WEG.
Modul 1 – Kaufmännische Verwaltung und Kundenportal: Übernahmepauschale für die Einrichtung der Verwaltung, die Übernahme und Prüfung der Daten sowie die Einrichtung der Kunden- und Serviceplattform.
Modul 3 – Instandhaltung und Organisation: Einmalige Pauschale für die erstmalige Erstellung einer Instandhaltungsplanung für Ihre Immobilie.
Die Übernahmepauschalen werden nur einmal berechnet und im Angebot transparent ausgewiesen.
Wir haben Eigentümer, die unsicher im Umgang mit Digitalisierung sind. Wie holen wir alle ins Boot?
Diese Situation kennen wir aus vielen kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften.
Deshalb begleiten wir den Einstieg in die digitale Zusammenarbeit von Anfang an. Zu Beginn der Verwaltung erläutern wir der Eigentümergemeinschaft die wichtigsten Abläufe – beispielsweise die digitale Belegprüfung, die Nutzung des Kundenportals oder den Ablauf einer Online-Eigentümerversammlung. Anschaulich, verständlich und anhand konkreter Beispiele.
Auf Wunsch bieten wir der Eigentümergemeinschaft gegen eine geringe Aufwandspauschale eine Online-Testversammlung an. So können sich alle Eigentümer in Ruhe mit der Technik vertraut machen, bevor die erste reguläre Eigentümerversammlung stattfindet.
Angela Hartmann ist seit vielen Jahren Referentin für Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft und legt besonderen Wert darauf, alle Eigentümer und Eigentümerinnen – unabhängig von Alter oder Vorkenntnissen – sicher in die digitale Zusammenarbeit einzubinden.
Wie läuft die Zusammenarbeit einer kleinen WEG mit Kiverimo im Alltag?
Die Zusammenarbeit einer kleinen WEG mit Kiverimo ist persönlich und wird durch digitale Lösungen optimal unterstützt.
Dokumente und Unterlagen werden über die Kunden- und Serviceplattform bereitgestellt.
Die Kommunikation erfolgt über die Kunden- und Serviceplattform, per E-Mail sowie telefonisch oder per Videocall nach Terminvereinbarung.
Der Versand von Unterlagen per Post ist möglich, wird der Wohnungseigentümergemeinschaft jedoch gesondert in Rechnung gestellt.
Kiverimo arbeitet ohne klassische Büroräume und ohne Vor-Ort-Termine – auch nicht gegen Sonderhonorar.
Eigentümerversammlungen finden grundsätzlich online statt. Ausnahmen finden Sie unter Modul 2 – Eigentümerversammlung.
Die jährliche Objektbegehung mit Fotodokumentation erfolgt durch die Eigentümergemeinschaft anhand einer strukturierten, von Kiverimo vorbereiteten Checkliste. Weitere Informationen finden Sie unter Modul 3 – Instandhaltung und Organisation.
So verbindet Kiverimo persönliche Betreuung mit effizienten digitalen Prozessen und schafft eine wirtschaftliche Hausverwaltung speziell für kleine Wohnungseigentümergemeinschaften.
Was bedeutet es konkret, dass es keine Vor-Ort-Termine gibt?
Die Aufgaben vor Ort übernimmt die Eigentümergemeinschaft oder von ihr beauftragte Personen, beispielsweise ein Hausmeister.
Dazu gehören insbesondere:
Handwerkern den Zugang zur Immobilie ermöglichen.
Termine mit Handwerkern oder Dienstleistern vor Ort wahrnehmen.
Informationen wie Fotos oder kurze Videos digital an Kiverimo übermitteln.
Kiverimo steuert und begleitet die Vorgänge aus der Ferne, koordiniert die weiteren Schritte und übernimmt die organisatorische und kaufmännische Verwaltung.
Für eine kleine WEG verbindet diese Form der Hausverwaltung die professionelle Steuerung durch den Verwalter mit der Unterstützung vor Ort durch die Eigentümergemeinschaft – für klare Zuständigkeiten, kurze Wege und eine wirtschaftliche Verwaltung.
Es gibt Eigentümer, die Aufgaben übernehmen, und andere, die sich weniger einbringen. Wie lassen sich Konflikte vermeiden?
Dieses Thema betrifft viele kleine Wohnungseigentümergemeinschaften. Entscheidend ist eine klare und von allen Eigentümern akzeptierte Aufgabenverteilung.
Kiverimo übernimmt die organisatorischen und kaufmännischen Verwaltungsaufgaben. Die Eigentümergemeinschaft übernimmt lediglich die Tätigkeiten, die zwangsläufig vor Ort erfolgen müssen – beispielsweise Handwerkern den Zugang zur Immobilie ermöglichen oder Fotos für die Dokumentation bereitstellen.
Wie diese Aufgaben innerhalb der Gemeinschaft verteilt werden, entscheiden die Eigentümer selbst. Bewährt haben sich beispielsweise:
eine rotierende Aufgabenverteilung,
eine Verteilung nach persönlichen Möglichkeiten und Verfügbarkeit oder
eine angemessene Aufwandsentschädigung für Eigentümer, die regelmäßig Aufgaben übernehmen.
Wichtig ist, dass die Regelung transparent ist, von der Eigentümergemeinschaft beschlossen wird und von allen Eigentümern mitgetragen wird.
Wie läuft der Wechsel zu Kiverimo für eine kleine Eigentümergemeinschaft ab?
Der Wechsel ist klar strukturiert und auf die Anforderungen kleiner Wohnungseigentümergemeinschaften abgestimmt.
Unterzeichnung des Verwaltervertrags durch die von der Eigentümergemeinschaft bestimmten Personen.
Übernahme der Verwaltungsunterlagen von der bisherigen Hausverwaltung (per Versand; optional begleitet durch einen Eigentümer)
Digitalisierung der Unterlagen durch einen externen Dienstleister, soweit diese nicht bereits digital vorliegen (die Kosten trägt die WEG).
Ersterfassung der Immobilie durch die Eigentümer anhand einer Checkliste mit Fotodokumentation (ca. eine Stunde).
Einrichtung der Kunden- und Serviceplattform einschließlich Stammdaten und Information der Dienstleister.
Einführung in die digitale Zusammenarbeit; auf Wunsch zusätzlich eine Online-Testversammlung gegen eine geringe Aufwandspauschale.
Der gesamte Wechselprozess wird von Kiverimo koordiniert, sodass der Verwaltungsübergang für die Eigentümergemeinschaft mit möglichst geringem Aufwand verbunden ist.
Neugierig geworden? Mein Name ist Angela Hartmann und ich würde mich über die Anfrage Ihrer kleinen WEG freuen!
Kaufmännische Verwaltung und Kundenportal - Die Grundlage einer geordneten Verwaltung für Ihre kleine WEG
Kiverimo übernimmt die kaufmännische Verwaltung kleiner Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) auf Basis klar strukturierter und weitgehend standardisierter Abläufe. Die Leistungen sind modular aufgebaut. Module 2 und 3 können bei Bedarf flexibel ergänzt werden.
Modul 1 bildet die Grundlage der Hausverwaltung jeder kleinen Eigentümergemeinschaft. Eine transparente, nachvollziehbare und verlässliche Finanzverwaltung schafft die Basis für eine wirtschaftlich stabile WEG. Zum Modul gehören außerdem die Pflege des Kundenportals sowie die digitale Bereitstellung aller relevanten Unterlagen.
Modul 1: Kaufmännische WEG-Verwaltung und Kundenportal
Die kaufmännische Verwaltung bildet die Grundlage einer professionellen Verwaltung jeder kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Sie sorgt dafür, dass die Finanzen der Gemeinschaft transparent, nachvollziehbar und rechtssicher verwaltet werden.
Kiverimo übernimmt die laufende Buchhaltung der kleinen WEG einschließlich des Zahlungsverkehrs. Dazu gehören die Erfassung und Zuordnung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben, die Überwachung der Hausgeldzahlungen sowie das Mahnwesen bei Zahlungsrückständen.
Auf dieser Grundlage erstellen wir den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft. Eigentümerinnen und Eigentümer erhalten damit eine transparente Übersicht über die wirtschaftliche Situation ihrer Gemeinschaft und eine verlässliche Grundlage für fundierte Beschlüsse.
Über das digitale Kundenportal stehen alle wichtigen Unterlagen der kleinen WEG jederzeit zentral zur Verfügung. Dazu gehören unter anderem Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Beschlusssammlungen sowie weitere objektrelevante Dokumente. So haben alle Eigentümer jederzeit Zugriff auf die Informationen ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft – unabhängig von Ort und Uhrzeit.
Leistungen
Buchhaltung der kleinen WEG einschließlich Zahlungsverkehr
Erfassung und Zuordnung aller Einnahmen und Ausgaben
Überwachung der Hausgeldzahlungen und Mahnwesen
Erstellung der Jahresabrechnung einschließlich Meldung der Heizkosten
Digitale Beleg- und Rechnungsprüfung für Eigentümer
Erstellung des Wirtschaftsplans
Pflege des digitalen Kundenportals
Digitale Bereitstellung aller relevanten Verwaltungsunterlagen
Mahnt Kiverimo säumige Eigentümer?
Ja. Kiverimo erinnert säumige Eigentümer an ausstehende Hausgeldzahlungen und führt – sofern erforderlich – das Mahnwesen für die Wohnungseigentümergemeinschaft durch.
Da Zahlungsrückstände nicht in jeder WEG auftreten, gehören Erinnerungen, Mahnungen und ein gegebenenfalls anschließendes gerichtliches Mahnverfahren nicht zur Pauschale von Modul 1. Diese Leistungen werden nur dann und nach tatsächlichem Aufwand berechnet, wenn sie erforderlich werden.
So profitieren insbesondere kleine Wohnungseigentümergemeinschaften mit zuverlässig zahlenden Eigentümern: Sie tragen keine Kosten für Leistungen, die in ihrer WEG gar nicht anfallen. Dieses Verursacherprinzip halten wir für transparenter und fairer als eine Mischkalkulation, bei der alle Eigentümergemeinschaften diese Leistungen pauschal mitfinanzieren.
Können Besonderheiten bei der Abrechnung berücksichtigt werden?
Ja. Selbstverständlich berücksichtigen wir abrechnungstechnische Besonderheiten Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft. Und ja, Kiverimo kann auch komplexere Strukturen in der Abrechnung berücksichtigen. Klein muss nicht einfach sein. Da solche Konstellationen jedoch den Verwaltungsaufwand beeinflussen können, fragen wir sie bereits im Rahmen der Angebotserstellung ab und berücksichtigen sie transparent in unserer Kalkulation.
Dazu gehören beispielsweise:
Verwendung von Personen- oder Verbrauchsschlüsseln
Abrechnung einer Photovoltaikanlage (PV-Anlage)
Kostenaufteilung mit einer benachbarten WEG, beispielsweise für eine gemeinsame Tiefgarage
Vermietete Gemeinschaftsräume oder sonstige Einnahmen der Eigentümergemeinschaft
Weitere objektspezifische Besonderheiten
Mehrhauswohnanlage mit z.B. zwei Heizungen
So erhalten Sie von Anfang an ein Angebot, das den tatsächlichen Anforderungen Ihrer kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft entspricht – ohne spätere Überraschungen.
Was ist, wenn die kleine WEG keinen Verwaltungsbeirat hat?
Ein Verwaltungsbeirat ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Aus unserer Sicht ist er jedoch auch für kleine Wohnungseigentümergemeinschaften sinnvoll, da er den Verwalter unterstützt und unter anderem Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung prüft.
Das Verwaltungskonzept von Kiverimo setzt auf eine aktive Zusammenarbeit zwischen Verwalter und Eigentümern. Deshalb besprechen wir bereits im Rahmen der Angebotserstellung, wie die Aufgaben des Verwaltungsbeirats in Ihrer Eigentümergemeinschaft wahrgenommen werden oder künftig organisiert werden können.
Auch wenn derzeit kein Verwaltungsbeirat besteht, ist eine Zusammenarbeit daher nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Gemeinsam prüfen wir, ob unser Konzept zu Ihrer WEG passt.
Die Bankkonten Ihrer kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft bleiben unverändert auf den Namen der WEG bestehen. Kiverimo erhält die erforderlichen Bankvollmachten, um den Zahlungsverkehr im Rahmen der Verwaltung durchzuführen.
Damit bleibt Ihre Eigentümergemeinschaft Kontoinhaberin. Kiverimo übernimmt ausschließlich die Abwicklung des Zahlungsverkehrs
Mein Name ist Angela Hartmann und ich würde mich über Ihre Anfrage für die WEG-Verwaltung Ihrer kleinen WEG freuen!