Hausverwaltung finden: Worauf kleine WEGs bei der Verwaltersuche achten sollten
Eine Hausverwaltung zu finden, ist für kleine Wohnungseigentümergemeinschaften häufig schwieriger als für größere WEGs. Manche Verwaltungen nehmen Gemeinschaften mit wenigen Wohnungen nicht an, bei anderen liegen die Kosten pro Einheit vergleichsweise hoch.
Wer für eine kleine WEG eine Hausverwaltung sucht, sollte deshalb nicht nur darauf achten, ob ein Verwalter die Gemeinschaft übernimmt. Entscheidend ist, ob Leistungen, Kosten und Zusammenarbeit tatsächlich zur WEG passen.
Warum ist es für kleine WEGs schwieriger, eine Hausverwaltung zu finden?
Der Verwaltungsaufwand sinkt nicht im gleichen Verhältnis wie die Zahl der Wohnungen.
Auch eine WEG mit fünf Einheiten benötigt Buchhaltung, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung. Rechnungen und Verträge müssen bearbeitet, Beschlüsse umgesetzt, Schäden betreut und Eigentümerversammlungen organisiert werden.
Viele dieser Aufgaben entstehen für die Gemeinschaft als Ganzes. Ob sich der Aufwand auf fünf oder fünfzig Wohnungen verteilt, macht für die Hausverwaltung einen erheblichen wirtschaftlichen Unterschied. Auch Anfahrt und Vor-Ort-Termine benötigen unabhängig von der Größe der WEG Zeit.
Kleine Eigentümergemeinschaften sind deshalb nicht automatisch kleine Verwaltungsmandate.
Welche Hausverwaltung passt zu einer kleinen WEG?
Vor der Verwaltersuche sollte eine WEG klären, welche Leistungen sie benötigt und wie die Zusammenarbeit aussehen soll:
- Welche Aufgaben soll die Hausverwaltung übernehmen?
- Können Eigentümer Tätigkeiten vor Ort übernehmen?
- Wie sollen Kommunikation und Dokumentenaustausch erfolgen?
- Soll die Eigentümerversammlung in Präsenz oder online stattfinden?
- Gibt es größere Instandhaltungsmaßnahmen oder technische Besonderheiten?
- Welche Leistungen sollen im Grundhonorar enthalten sein?
Eine WEG mit sechs Wohnungen und überschaubarem Instandhaltungsbedarf benötigt möglicherweise ein anderes Verwaltungsmodell als eine gleich große Gemeinschaft mit umfangreichen Sanierungen und hohem Abstimmungsbedarf.
Die Zahl der Wohnungen allein sagt deshalb wenig darüber aus, welche Hausverwaltung geeignet ist.
Woran erkennt man ein seriös kalkuliertes Angebot?
Bereits die Art der Angebotserstellung ist ein wichtiges Auswahlkriterium. Eine seriöse Hausverwaltung sollte vor der Angebotsabgabe die wesentlichen Besonderheiten der WEG abfragen und den tatsächlichen Verwaltungsaufwand berücksichtigen.
Denn zwei WEGs mit jeweils sechs Wohnungen können völlig unterschiedliche Anforderungen haben. Relevant sind beispielsweise Zustand und technische Ausstattung der Immobilie, Besonderheiten bei der Abrechnung und der gewünschte Leistungsumfang.
Ein Angebot, das lediglich aus der Anzahl der Wohnungen und einem pauschalen Preis pro Einheit abgeleitet wird, berücksichtigt diese Unterschiede nicht ausreichend. Sinnvoller ist ein individuelles Angebot auf Grundlage der konkreten Anforderungen der WEG.
Beim Vergleich sollten Eigentümer außerdem prüfen:
Leistungsumfang: Welche kaufmännischen, organisatorischen und technischen Aufgaben sind enthalten?
Zusatzvergütungen: Welche Leistungen werden zusätzlich berechnet?
Vor-Ort-Leistungen: Was übernimmt die Verwaltung und welche Aufgaben übernehmen Eigentümer oder Dienstleister?
Kommunikation und Digitalisierung: Wie ist die Verwaltung erreichbar, wie werden Vorgänge dokumentiert und welche Unterlagen stehen digital zur Verfügung?
Ein niedrigerer Preis pro Einheit ist nicht zwangsläufig das günstigere Angebot, wenn zahlreiche Leistungen zusätzlich vergütet werden.
Wie wichtig ist die Qualifikation des WEG-Verwalters?
WEG-Verwaltung umfasst Buchhaltung, Wirtschaftsplanung, Jahresabrechnung, Beschlussmanagement, Vertragsfragen und die Organisation von Instandhaltungsmaßnahmen. Hinzu kommen rechtliche Anforderungen.
Eigentümer sollten deshalb prüfen, welche fachlichen Qualifikationen innerhalb der Hausverwaltung vorhanden sind und wer ihre Gemeinschaft tatsächlich betreut.
Auch der zertifizierte Verwalter kann bei der Auswahl relevant sein. Wohnungseigentümer haben grundsätzlich Anspruch auf die Bestellung eines zertifizierten Verwalters; für kleinere Gemeinschaften gelten unter bestimmten Voraussetzungen Ausnahmen.
Wie können Eigentümer und Hausverwaltung zusammenarbeiten?
Bei kleinen WEGs kann eine sinnvolle Aufgabenverteilung zwischen Verwaltung und Eigentümern Aufwand und Wege reduzieren.
Eigentümer können beispielsweise Handwerkern Zugang zum Gebäude ermöglichen oder eine Objektbegehung anhand einer von der Verwaltung erstellten Checkliste durchführen. Informationen und Fotos lassen sich digital übermitteln.
Entscheidend ist, dass von Anfang an vereinbart wird, wer welche Aufgabe übernimmt. Die Einbindung der Eigentümer ist damit kein Ersatz für professionelle Verwaltung, sondern kann Bestandteil des Verwaltungsmodells sein.
Kann eine kleine WEG eine Hausverwaltung deutschlandweit suchen?
Ja. Viele Aufgaben einer WEG-Verwaltung benötigen keine räumliche Nähe. Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Beschlussmanagement, Dokumentenverwaltung und Kommunikation können unabhängig vom Standort der Hausverwaltung erledigt werden.
Entscheidend ist, wie Aufgaben organisiert werden, die tatsächlich am Gebäude stattfinden müssen. Handwerker, Hausmeister, Sachverständige und Fachplaner sind ohnehin vor Ort tätig. Auch Eigentümer können klar definierte Aufgaben übernehmen.
Wer eine Hausverwaltung für eine kleine WEG in Berlin, Hamburg, Köln, Frankfurt, Stuttgart, Leipzig, Dresden, Hannover, München oder einer kleineren Stadt sucht, muss sich deshalb nicht ausschließlich auf Anbieter mit einem Büro in unmittelbarer Nähe beschränken.
Digitale Verwaltungsmodelle ermöglichen eine deutschlandweite WEG-Verwaltung, wenn die Prozesse darauf ausgerichtet und notwendige Vor-Ort-Aufgaben verlässlich organisiert sind.
Statt ausschließlich nach „Hausverwaltung in meiner Nähe“ zu suchen, kann deshalb die entscheidende Frage sein:
Welche Hausverwaltung ist auf unsere Größe und unsere Anforderungen spezialisiert?
Worauf sollten Eigentümer bei der Verwaltersuche achten?
Vor der Entscheidung sollten insbesondere folgende Punkte geklärt sein:
- Hat die Hausverwaltung Erfahrung mit kleinen WEGs?
- Werden die Besonderheiten der WEG vor der Angebotserstellung abgefragt?
- Welche Leistungen sind im Grundhonorar enthalten?
- Welche Zusatzvergütungen können entstehen?
- Welche fachliche Qualifikation ist vorhanden?
- Wie funktionieren Kommunikation und Erreichbarkeit?
- Wie werden Eigentümerversammlungen durchgeführt?
- Wer übernimmt notwendige Aufgaben vor Ort?
- Welche Mitwirkung wird von den Eigentümern erwartet?
Fazit: Die passende Hausverwaltung für eine kleine WEG finden
Für kleine WEGs ist die Verwaltersuche häufig schwieriger, weil viele Verwaltungsaufgaben unabhängig von der Zahl der Wohnungen entstehen. Deshalb sollten Eigentümer nicht nur Verwalterhonorare vergleichen.
Eine seriöse Hausverwaltung sollte vor der Angebotsabgabe die Besonderheiten und den tatsächlichen Verwaltungsbedarf der WEG abfragen. Ebenso wichtig sind Leistungsumfang, Qualifikation, Organisation der Zusammenarbeit und eine eindeutige Aufgabenverteilung.
Gerade kleine Eigentümergemeinschaften sollten ihre Suche zudem nicht unnötig regional begrenzen. Eine professionelle WEG-Verwaltung kann auch deutschlandweit funktionieren, wenn notwendige Aufgaben vor Ort verlässlich organisiert sind.
Kiverimo ist auf die Verwaltung kleiner WEGs mit bis zu zwölf Einheiten spezialisiert und deutschlandweit tätig. Vor der Angebotserstellung fragen wir die wesentlichen Merkmale und Anforderungen der WEG ab und erstellen auf dieser Grundlage ein individuelles Angebot. Notwendige Aufgaben vor Ort werden von Anfang an zwischen Kiverimo, Eigentümern und örtlichen Dienstleistern geregelt.