Verwaltung kleiner WEGs mit Kiverimo - mehr Informationen zur Zusammenarbeit

• Unverbindliches Erstgespräch per Telefon oder Video-Call zum gegenseitigen Kennenlernen und zur Klärung erster Fragen
• Strukturierter Fragebogen zu Ihrer Immobilie, den Besonderheiten Ihrer kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) und dem konkreten Verwaltungsaufwand
• Individuelles Angebot auf Basis des tatsächlichen Verwaltungsbedarfs – statt einer pauschalen Kalkulation allein nach der Anzahl der Wohneinheiten

Eine kleine WEG benötigt eine Hausverwaltung, die zu ihrer tatsächlichen Situation passt – deshalb sollte der Verwalter den individuellen Bedarf der Eigentümergemeinschaft kennen, bevor er ein passendes Angebot erstellt.

In den meisten Fällen ja.

Mit unserem strukturierten Fragebogen lernen wir Ihre kleine Wohnungseigentümergemeinschaft und deren Anforderungen kennen. Passt Ihre WEG zu unserem auf kleine Gemeinschaften spezialisierten Verwaltungskonzept und teilt sie unsere Philosophie einer partnerschaftlichen, respektvollen und lösungsorientierten Zusammenarbeit, erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.

Sollte eine Zusammenarbeit im Einzelfall nicht sinnvoll sein, teilen wir Ihnen dies frühzeitig und transparent mit – bevor auf beiden Seiten unnötiger Aufwand entsteht.

Kiverimo übernimmt Verwaltungen von kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften in ganz Deutschland. Ob Ihre WEG in Hamburg, Berlin, München, Köln, Frankfurt, Stuttgart, Düsseldorf, Leipzig, Dresden, Hannover, Bremen, Nürnberg, Dortmund, Essen, Bonn, Freiburg, Augsburg, Karlsruhe, Kiel, Lübeck, Potsdam oder einer kleineren Stadt liegt – unsere Leistungen sind so konzipiert, dass Sie standortunabhängig und bequem digital darauf zugreifen können. Der Sitz Ihrer kleinen WEG spielt für die Zusammenarbeit mit Kiverimo keine Rolle.

Damit erhält Ihre kleine WEG unabhängig vom Standort Zugang zu einer spezialisierten Hausverwaltung und einem erfahrenen Verwalter – ohne dass die Eigentümergemeinschaft bei der Wahl ihrer Verwaltung auf regionale Anbieter beschränkt ist.

Das Honorar richtet sich nach dem tatsächlichen Leistungsumfang Ihrer kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft. Dank unseres modularen Leistungskonzepts beauftragen Sie nur die Leistungen, die Ihre WEG benötigt.

Bei der Kalkulation berücksichtigen wir nicht nur die Anzahl der Einheiten, sondern auch den tatsächlichen Verwaltungsaufwand, die vorhandenen Strukturen und objektspezifischen Besonderheiten. Auf Grundlage unseres strukturierten Fragebogens erstellen wir ein individuelles und transparentes Angebot.

Kiverimo steht für eine professionelle Verwaltung mit klar definierten Leistungen, effizienten Prozessen und einer nachvollziehbaren Kalkulation, basierend auf einem angemessenen Stundensatz. Unser Ziel ist eine dauerhaft hochwertige Verwaltung und ein faires, transparentes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Ja. Das modulare Leistungskonzept von Kiverimo gibt kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften die Möglichkeit, den Leistungsumfang jederzeit an ihre Bedürfnisse anzupassen.

So kann eine kleine Wohnungseigentümergemeinschaft zunächst nur Modul 1 – Kaufmännische Verwaltung und Kundenportal beauftragen und sich später entscheiden, zusätzlich Modul 2 – Eigentümerversammlung oder Modul 3 – Instandhaltung und Organisation zu nutzen.

Zusätzlich beauftragte Module haben eine Mindestlaufzeit von einem Jahr. So bleibt Ihre kleine WEG flexibel und bezahlt nur die Leistungen, die sie tatsächlich benötigt.

Ja. Für einzelne Module fallen einmalige Übernahmepauschalen an. Sie decken den zusätzlichen Aufwand ab, der ausschließlich zu Beginn der Zusammenarbeit entsteht und später nicht mehr anfällt.

Auch bei einer kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft müssen beispielsweise Stammdaten übernommen, Unterlagen geprüft, Prozesse eingerichtet und das Kundenportal eingerichtet werden. Dieser einmalige Einrichtungsaufwand ist weitgehend unabhängig von der Größe der WEG.

• Modul 1 – Kaufmännische Verwaltung und Kundenportal: Übernahmepauschale für die Einrichtung der Verwaltung, die Übernahme und Prüfung der Daten sowie die Einrichtung der Kunden- und Serviceplattform.
• Modul 3 – Instandhaltung und Organisation: Einmalige Pauschale für die erstmalige Erstellung einer Instandhaltungsplanung für Ihre Immobilie.

Die Übernahmepauschalen werden nur einmal berechnet und im Angebot transparent ausgewiesen.

Diese Situation kennen wir aus vielen kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften.

Deshalb begleiten wir den Einstieg in die digitale Zusammenarbeit von Anfang an. Zu Beginn der Verwaltung erläutern wir der Eigentümergemeinschaft die wichtigsten Abläufe – beispielsweise die digitale Belegprüfung, die Nutzung des Kundenportals oder den Ablauf einer Online-Eigentümerversammlung. Anschaulich, verständlich und anhand konkreter Beispiele.

Auf Wunsch bieten wir der Eigentümergemeinschaft gegen eine geringe Aufwandspauschale eine Online-Testversammlung an. So können sich alle Eigentümer in Ruhe mit der Technik vertraut machen, bevor die erste reguläre Eigentümerversammlung stattfindet.

Angela Hartmann ist seit vielen Jahren Referentin für Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft und legt besonderen Wert darauf, alle Eigentümer und Eigentümerinnen – unabhängig von Alter oder Vorkenntnissen – sicher in die digitale Zusammenarbeit einzubinden.

Die Zusammenarbeit einer kleinen WEG mit Kiverimo ist persönlich und wird durch digitale Lösungen optimal unterstützt.

• Dokumente und Unterlagen werden über die Kunden- und Serviceplattform bereitgestellt.
• Die Kommunikation erfolgt über die Kunden- und Serviceplattform, per E-Mail sowie telefonisch oder per Videocall nach Terminvereinbarung.
• Der Versand von Unterlagen per Post ist möglich, wird der Wohnungseigentümergemeinschaft jedoch gesondert in Rechnung gestellt.
• Kiverimo arbeitet ohne klassische Büroräume und ohne Vor-Ort-Termine – auch nicht gegen Sonderhonorar.
• Eigentümerversammlungen finden grundsätzlich online statt. Ausnahmen finden Sie unter Modul 2 – Eigentümerversammlung.
• Die jährliche Objektbegehung mit Fotodokumentation erfolgt durch die Eigentümergemeinschaft anhand einer strukturierten, von Kiverimo vorbereiteten Checkliste. Weitere Informationen finden Sie unter Modul 3 – Instandhaltung und Organisation.

So verbindet Kiverimo persönliche Betreuung mit effizienten digitalen Prozessen und schafft eine wirtschaftliche Hausverwaltung speziell für kleine Wohnungseigentümergemeinschaften.

Die Aufgaben vor Ort übernimmt die Eigentümergemeinschaft oder von ihr beauftragte Personen, beispielsweise ein Hausmeister.

Dazu gehören insbesondere:

• Handwerkern den Zugang zur Immobilie ermöglichen.
• Termine mit Handwerkern oder Dienstleistern vor Ort wahrnehmen.
• Informationen wie Fotos oder kurze Videos digital an Kiverimo übermitteln.

Kiverimo steuert und begleitet die Vorgänge aus der Ferne, koordiniert die weiteren Schritte und übernimmt die organisatorische und kaufmännische Verwaltung.

Für eine kleine WEG verbindet diese Form der Hausverwaltung die professionelle Steuerung durch den Verwalter mit der Unterstützung vor Ort durch die Eigentümergemeinschaft – für klare Zuständigkeiten, kurze Wege und eine wirtschaftliche Verwaltung.

Dieses Thema betrifft viele kleine Wohnungseigentümergemeinschaften. Entscheidend ist eine klare und von allen Eigentümern akzeptierte Aufgabenverteilung.

Kiverimo übernimmt die organisatorischen und kaufmännischen Verwaltungsaufgaben. Die Eigentümergemeinschaft übernimmt lediglich die Tätigkeiten, die zwangsläufig vor Ort erfolgen müssen – beispielsweise Handwerkern den Zugang zur Immobilie ermöglichen oder Fotos für die Dokumentation bereitstellen.

Wie diese Aufgaben innerhalb der Gemeinschaft verteilt werden, entscheiden die Eigentümer selbst. Bewährt haben sich beispielsweise:

• eine rotierende Aufgabenverteilung,
• eine Verteilung nach persönlichen Möglichkeiten und Verfügbarkeit oder
• eine angemessene Aufwandsentschädigung für Eigentümer, die regelmäßig Aufgaben übernehmen.

Wichtig ist, dass die Regelung transparent ist, von der Eigentümergemeinschaft beschlossen wird und von allen Eigentümern mitgetragen wird.

Der Wechsel ist klar strukturiert und auf die Anforderungen kleiner Wohnungseigentümergemeinschaften abgestimmt.

• Unterzeichnung des Verwaltervertrags durch die von der Eigentümergemeinschaft bestimmten Personen.
• Übernahme der Verwaltungsunterlagen von der bisherigen Hausverwaltung (per Versand; optional begleitet durch einen Eigentümer)
• Digitalisierung der Unterlagen durch einen externen Dienstleister, soweit diese nicht bereits digital vorliegen (die Kosten trägt die WEG).
• Ersterfassung der Immobilie durch die Eigentümer anhand einer Checkliste mit Fotodokumentation (ca. eine Stunde).
• Einrichtung der Kunden- und Serviceplattform einschließlich Stammdaten und Information der Dienstleister.
• Einführung in die digitale Zusammenarbeit; auf Wunsch zusätzlich eine Online-Testversammlung gegen eine geringe Aufwandspauschale.

Der gesamte Wechselprozess wird von Kiverimo koordiniert, sodass der Verwaltungsübergang für die Eigentümergemeinschaft mit möglichst geringem Aufwand verbunden ist.