Kommunikation und Unterlagen - Erreichbarkeit neu definiert

Mangelnde Erreichbarkeit wird von vielen Eigentümergemeinschaften an ihren Verwaltern bemängelt. Kiverimo ist bestrebt, Ihre Anliegen möglichst zeitnah zu erledigen. Hierbei setzten wir auf drei Wege. Zu allererst eine Kunden- und Serviceplattform die Ihnen 24/7 zur Verfügung steht und auf der Sie alle wichtigen Dokumente zu der Liegenschaft und zu Ihrer Wohnung finden. Des weiteren die Möglichkeit uns eine E-Mail zu senden und Telefongespräche oder Videocalls nach vorheriger Terminabsprache.

Kommunikation

Eine moderne und transparente Kommunikation ist die Grundlage einer erfolgreichen Zusammenarbeit – insbesondere in kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften. Kiverimo setzt deshalb auf klar strukturierte Kommunikationswege. So bleiben Informationen jederzeit nachvollziehbar, Abstimmungen erfolgen effizient und Anliegen können ortsunabhängig bearbeitet werden.

Die Kommunikation erfolgt über folgende Kanäle:

Kunden- und Serviceplattform
E-Mail
Telefon oder Videocall nach vorheriger Terminvereinbarung

Kiverimo arbeitet vollständig digital und ohne festen Bürostandort. Vor-Ort-Termine in den Wohnanlagen sowie klassische Besprechungen in Büroräumen werden daher nicht angeboten. Auch das Team von Kiverimo arbeitet remote.

Kiverimo verbindet digitale Prozesse mit persönlicher Betreuung – dort, wo der Austausch zwischen Menschen wichtig ist, sprechen Sie mit Menschen. Dort, wo Abläufe standardisiert und schneller digital erledigt werden können, übernehmen unsere Systeme die Arbeit.

Können wir Themen auch von Angesicht zu Angesicht besprechen?

Viele Anliegen lassen sich schnell und unkompliziert per E-Mail klären. Wenn ein persönliches Gespräch sinnvoll ist, stehen wir Ihnen selbstverständlich auch telefonisch oder per Videocall zur Verfügung – jeweils nach vorheriger Terminvereinbarung.

Gerade bei komplexeren Themen bietet ein Videocall Vorteile: Wir können uns nicht nur hören, sondern auch sehen. Mimik und Gestik erleichtern die Kommunikation und helfen dabei, Sachverhalte gemeinsam schneller zu klären. Für die Teilnahme erhalten Sie von uns einfach einen Microsoft-Teams-Link per E-Mail.

Kiverimo ist konsequent als digitale Hausverwaltung organisiert. Deshalb gibt es keinen klassischen Verwaltungsstandort mit Publikumsverkehr, keine Besprechungsräume und keine Vor-Ort-Termine. Unser gesamtes Team arbeitet remote und kommuniziert mit Ihnen über das Kundenportal, per E-Mail sowie – nach Terminvereinbarung – telefonisch oder per Videocall.

So können wir unsere Abläufe schlank organisieren und uns auf das konzentrieren, worauf es ankommt: eine zuverlässige, strukturierte und effiziente Verwaltung Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft.

Gibt es feste Telefonzeiten?

Telefonate finden bei Kiverimo nach vorheriger Terminvereinbarung statt. So stellen wir sicher, dass sich die für Ihr Anliegen zuständige Mitarbeiterin oder der zuständige Mitarbeiter ausreichend Zeit nehmen und sich auf das Gespräch vorbereiten kann.

Zum vereinbarten Zeitpunkt werden Sie von Ihrer zuständigen Ansprechperson zurückgerufen.

"Butter bei die Fische": Wann arbeiten wir als Eigentümer mit einem Menschen zusammen, was wird automatisiert?

Die wahrscheinlich wichtigste Frage zur Zusammenarbeit mit Kiverimo: Digitalisierung bedeutet für uns nicht, Menschen zu ersetzen. Sie soll Prozesse einfacher, schneller und transparenter machen. Persönlicher Austausch findet immer dort statt, wo Beratung, Abstimmung und Entscheidungen gefragt sind.

Einige Beispiele aus dem Verwaltungsalltag:

Sie benötigen Unterlagen, zum Beispiel den Energieausweis, Grundrisse Ihrer Wohnung, die Hausordnung oder eine Kopie Ihrer Abrechnung? Diese stellen wir Ihnen bequem über die Kunden- und Serviceplattform zur Verfügung.
Sie möchten einen Tagesordnungspunkt für die Eigentümerversammlung anmelden? Diesen reichen Sie per E-Mail ein. Gibt es Rückfragen, klären wir das auch per E-Mail oder besprechen wir diese telefonisch.
Die Beleg- und Rechnungsprüfung erfolgt digital. Die Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat zur Tagesordnung und offene Fragen besprechen wir per E-Mail und/oder im VideoCall.
Das Begehungsprotokoll im Rahmen von Modul 3 erläutern und besprechen wir gemeinsam in einem VideoCall.

Kurz gesagt: Standardisierte Prozesse werden digital abgewickelt. Wo Fachwissen, Abstimmung und persönliche Kommunikation gefragt sind, stehen Ihnen die Menschen bei Kiverimo zur Seite.

Unterlagen und Daten

Eine effiziente Verwaltung setzt aktuelle Daten und eine vollständig digitale Dokumentenbasis voraus. Durch die konsequente digitale Bereitstellung und Pflege aller Unterlagen können Prozesse standardisiert, Bearbeitungszeiten verkürzt und Informationen jederzeit transparent zur Verfügung gestellt werden.

Voraussetzungen für die Zusammenarbeit sind:

Speicherung aller Unterlagen ausschließlich in digitaler Form (keine parallele Aufbewahrung von Unterlagen in Papierform).
Bereitstellung von Unterlagen ebenfalls in digitaler Form über das Kunden- und Serviceportal

Was passiert, wenn die Vorverwaltung Unterlagen in Papierform übergibt?

Diese werden auf Kosten der Eigentümergemeinschaft von einem Dienstleister digitalisiert und dann datenschutzkonform vernichtet.

Was finde ich auf der Kunden- und Serviceplattform?

Im Kundenportal finden Sie wichtige Unterlage, die zum Objekt gehören, z.B. die Teilungserklärung und den Energieausweis. Darünber hinaus Ihre persönlichen Unterlagen wie die Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan.

Wie bekomme ich den Zugang zur Kunden- und Serviceplattform?

Zum Verwaltungsbeginn erhalten Sie von Kiverimo Ihre Zugangsdaten. Mit denen melden Sie sich ..... (weiterer Text folgt nach Softwareentscheidung)

Mein Name ist Angela Hartmann und ich würde mich über Ihre Anfrage freuen!

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